Lasten- u. Pflichtenheft

Klarheit schaffen

Warum macht ein Pflichtenheft Sinn und sollte immer vor der Anschaffung eines Investitionsgutes erstellt werden?

Nur dann gewinnt ihr Klarheit über das Vorhaben und könnt dem Hersteller gegenüber auf Augenhöhe agieren.

Zwar werden hierdurch nicht alle künftigen Probleme ausgeschlossen, aber zumindest seid ihr dem Hersteller nicht wehrlos ausgeliefert.

Lastenheft und Pflichtenheft: Grundlage für die Zusammenarbeit

Obwohl Kundenwünsche meistens sehr umfangreich sind, werden sie im ersten Kontakt nur verbal geäußert. Dieser Austausch von Anforderungen kann bei falscher Vorgehensweise fatal enden. So kann sich zum Beispiel unter anderem durch Nacharbeiten oder Nachbesserungen die Projektlaufzeit verdoppeln oder verdreifachen und somit andere Projekte gefährden, indem wichtige Personalressourcen bei anderen Projekten nicht zum Einsatz kommen können.

Stellen wir uns dieses Szenario am Beispiel einer PKW-Bestellung vor: Der Kunde beschreibt einen Wagen mit allen gewünschten Extras. Der Unternehmer hinterfragt im ersten Gespräch die geäußerten Wünsche und in seiner Vorstellung entsteht das Bild eines Kombis. Der Auftragnehmer „baut“ dieses Auto und liefert es dem Auftraggeber. Der hat sich jedoch eine Limousine erhofft und ist fest der Meinung, diesen Wunsch dem Auftragnehmer auch deutlich klar gemacht zu haben.

Selbstverständlich gäbe es noch viele weitere Beispiele mit ähnlicher Problematik. Gemeinsam haben sie jedoch alle die Möglichkeit, durch relativ simple Methoden, solchen Missverständnissen vorzubeugen.

Das Lastenheft und das darauffolgende Pflichtenheft bieten sowohl dem Auftraggeber, als auch dem Auftragnehmer eine Grundlage für die weitere Zusammenarbeit. Somit ist „Lastenheft“ kein Synonym für „Pflichtenheft“, aber wo liegen die Unterschiede?

Lastenheft: Die Sicht des Auftraggebers

Der Auftraggeber beschreibt alle Anforderungen in einem Dokument. Dabei wird der Auftraggeber zum ersten Mal selbst mit der Aufgabe konfrontiert, sich umfangreiche Gedanken zum Gesamtvorhaben zu machen. Durch ein strukturiertes Dokument entsteht somit ein Anforderungskatalog. Inhaltlich sollte das Lastenheft zumindest folgende Punkte umfassen:

• Aktueller IST-Zustand: Worauf soll das Gesamtvorhaben aufsetzen und welche Voraussetzungen sind schon gegeben?
• Gewünschter SOLL-Zustand: beschreibt somit die Zielsetzungen des Gesamtvorhabens. Was soll das Produkt nach Fertigstellung beinhalten?
• Definition von Zuständigkeiten und Schnittstellen: Wer ist in dem Projekt für welche Bereiche zuständig und wo treffen diese Zuständigkeiten aufeinander?
• Funktionalen Anforderungen: Was soll das Produkt funktional beherrschen
• Nicht-funktionale Anforderungen: zum Beispiel Zuverlässigkeit, Wartbarkeit, Benutzbarkeit und so weiter.

Ein Lastenheft erleichtert es dem Auftraggeber, vergleichbare Angebote verschiedener Anbieter einzuholen, da jeder potentielle Auftragnehmer dieselbe Grundlage für ein Angebot vorliegen hat. Bei verbalen Formulierungen direkt beim Auftragnehmer entstehen unterschiedliche Dialoge und Ergebnisse. Vielleicht hat der eine Anbieter eine andere Frage gestellt, vielleicht wurden auch verschiedene Antworten bei den einzelnen Anbietern geliefert. Mithilfe eines Lastenhefts bleibt die Informationsgrundlage stets dieselbe.

Pflichtenheft: Der Plan des Auftragnehmers

Dem Auftragnehmer ist es nun dank Lastenheft möglich, ein Pflichtenheft zu erstellen. Das Pflichtenheft beschreibt, wie und womit der Auftragnehmer das Gesamtvorhaben umsetzen wird. Es stellt – oft auch in Kombination mit einem Angebot – die vertragliche Grundlage der zu erfüllenden Leistungen dar. Daher ist es essentiell, eine gründliche Ausformulierung von Zielen und auch Nicht-Zielen durchzuführen.

Positive Abgrenzungen (Ziele), also die Frage, was das Produkt können wird, stehen hier negativen Abgrenzungen (Nicht-Zielen) gegenüber, also der Frage, was das Projekt nicht können wird. Beide sind gleichermaßen wichtig für die Erfüllung der Leistungen. Nur durch Formulierung beider Aspekte ist es möglich, eine klare Aussage über die Erfüllung der Leistungen zu treffen und eine spätere Produktabnahme diskussionsfrei durchzuführen.

Ansonsten könnte es, wie beim vorherigen Beispiel, zu Meinungsverschiedenheiten über den Erfüllungsgrad kommen. In das Pflichtenheft gilt es, mehr Zeit zu investieren, denn sie kann bei der Durchführung und Abnahme des Gesamtvorhabens mit hoher Wahrscheinlichkeit wieder eingespart werden.

Lastenheft vs. Pflichtenheft

Die Erhebung der Anforderungen ist für Kunden meist eine nicht ganz triviale Aufgabe. Der Kunde kann bei diesem Schritt durch einen Workshop und Beratungsgespräche unterstützt werden. In der Praxis ist die Grenze zwischen Lastenheft und Pflichtenheft meist als fließender Übergang zwischen den beiden Dokumenten zu sehen. Jedenfalls gilt es, genügend Zeit in die sorgfältige Erstellung eines Pflichtenhefts zu investieren, da im Normalfall einerseits die komplette Projektdurchführung mit vordefinierten Zielen gut vorangetrieben und andererseits zu Projektende die Projektabnahme deutlich unterstützt wird.

Folgt ihr schon diesem Workflow? Oder arbeitet ihr anders?

Bei Fragen stehe ich gerne zur Verfügung.